Lista de verificação para movimentos de negócios e de escritório

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Preparar-se para mover um escritório ou empresa pode ser muito mais complicado do que mover uma casa. Preparar é fundamental e garantir que tudo na sua lista esteja completo é essencial. Use esta lista de verificação rápida como um guia para manter sua empresa em movimento.

Determine uma Time Frame e Schedule

Seu período de tempo deve ser a primeira coisa que você faz. Defina a data em que todas as coisas devem estar fora do espaço do escritório, que é a sua data final de mudança final.

Você provavelmente precisará de alguns dias para se mudar, dependendo da quantidade de coisas que você precisa mover. Trabalhe para trás a partir da data de mudança e faça uma lista de todas as coisas que você precisa fazer antes que os caminhões chegam.

Atribuir tarefas e configurar um comitê de movimento se necessário

É uma boa idéia fazer com que a equipe esteja envolvida no movimento cedo. Um comitê de mudança não só pode ajudá-lo a organizar e planejar o movimento, mas também ajudar a facilitar a transição para o resto da equipe. Peça ao comitê que revise todas as tarefas e atribua funções conforme necessário. À medida que o movimento avança, provavelmente você precisará adicionar tarefas à lista e, como você faz, assegure-se de atribuir tarefas, também - há muito o que fazer para fazer tudo sozinho.

Configurar um plano de comunicações internas e externas

Um plano de comunicação interno assegurará que os funcionários sejam mantidos informados sobre os planos em movimento, enquanto um plano externo manterá seus clientes e fornecedores atualizados em sua empresa atividades durante o movimento para que você possa manter seu negócio em operação durante a transição.

Contratar Motores

Como qualquer movimento, a contratação de bom desempenho demora e deve ser uma das primeiras tarefas em sua lista. Peça a um membro da equipe que desenvolva uma lista de pelo menos cinco empresas que se deslocam, então assegure-se de investigá-las cuidadosamente antes de contratar. Determine o orçamento, obtenha cotações e compare os serviços nas empresas que se deslocam para decidir qual deles contratar.

Contrate embaladores profissionais

Se o seu orçamento em movimento pode suportar a contratação de embaladores profissionais, faça isso. Isso salvará você e seus funcionários de ter que arrumar áreas do escritório que são comuns e muitas vezes, os espaços mais difíceis de empacotar e mover. Os funcionários podem ser convidados a empacotar suas mesas ou escritórios, pois também oferece uma oportunidade para a equipe limpar seus espaços e se livrar de coisas que não precisam se mover.

Criar um novo plano e layout do Office

Este é o lugar onde o comitê de mudança será realmente útil. É sempre difícil mudar para um novo espaço, mas quando você tem que descobrir onde tudo e todos vão, isso leva muito tempo. Certifique-se de saber onde cada peça de mobiliário será colocada e cada funcionário se sentará.Quanto mais detalhado o plano, melhor.

Fale com seus vendedores atuais

Mover um negócio pode significar a mudança de provedores de serviços. Verifique seus contratos e, em seguida, decida se você permanecerá com seus fornecedores atuais ou se você olhar para mudar. Você precisará determinar o que o novo espaço exigirá em termos de linhas telefônicas e infra-estrutura de rede. Fale com o seu novo senhorio e fornecedores para garantir que você saiba o que o novo espaço precisa para que não haja uma lacuna no serviço.

Qualquer equipamento que você está arrendando, entre em contato com o revendedor para notificá-los sobre o movimento e a melhor forma de obter seus equipamentos para o novo local.

Manter empregados atualizados e informados

Um movimento pode ser difícil para os funcionários. Pode significar uma mudança na forma como eles viajam e se o seu trajeto é agora mais longo do que antes do movimento. Se você estiver se movendo para um espaço menor, então a equipe precisa saber como os escritórios serão designados e o aspecto do novo espaço. Os funcionários devem ser informados em cada etapa do processo. Eu recomendo manter uma programação em movimento no quadro de avisos da cozinha ou em outro espaço comum para que as pessoas possam ver como as coisas estão progredindo e o que se espera deles como funcionários.