Como: iniciar uma conferência

De sul a sudoeste, TechCrunch Disrupt, TEDx - essas conferências cresceram de eventos do setor instáveis ​​realizados em salas de exposições de hotéis a reuniões de moda infiltrando-se no popular vernáculo. Você já se perguntou como os organizadores fizeram isso acontecer?

Não são apenas as ótimas conversas capturadas no YouTube que se espalharam pela Web. O Conselho da Indústria da Convenção relata que o setor de reuniões e conferências gera US $ 28 bilhões em receita. Isso é mais do que a indústria automobilística.

A tecnologia está facilitando e impulsionando esta tendência recente. Adrian Segar é consultor veterano de design de conferências e autor de Conferences That Work: Creating Events That People Love . Ele diz que, mais do que nunca, as pessoas coladas aos seus dispositivos e cada vez mais trabalhando remotamente estão famintas por interação e comunidade cara a cara. A tecnologia também simplifica a fase de lançamento da sua conferência. "Nunca foi tão fácil criar seu próprio evento e comercializá-lo", diz Segar. “O outro lado é que muitas pessoas estão fazendo isso. Então você tem que realmente se destacar e fazer o que é certo. ”

Aqui estão cinco regras para criar uma grande conferência:

1. Encontre uma necessidade de preencher. As taxas de admissão e os patrocínios devem torná-lo um esforço de equilíbrio, mas não criar um lucro gigante. Concentre-se em encontrar “algo pelo qual você se apaixona, algo que ninguém mais está fazendo, onde você pode realmente servir sua comunidade”, diz Segar.

2. Identifique seus objetivos. As conferências podem beneficiar os proprietários de pequenas empresas, aprofundando suas redes, elevando seus perfis e autoridade do setor e agregando valor a seus clientes, oferecendo-lhes palestras. “Existem centenas de profissionais que fazem isso há décadas. Um novato que faz isso apenas para ganhar dinheiro é uma premissa falsa. ”Não tenha medo de começar pequeno, pois a maioria das conferências em todo o mundo conta com menos de 100 pessoas cada, afirma Segar.

3. Escolha os palestrantes certos, mas não confie inteiramente em palestras de grandes nomes. Você deve definir um orçamento para os palestrantes. Ainda assim, não tenha medo de perseguir pessoas fora do seu alcance. “Explique que seu orçamento está definido e pergunte se eles estariam dispostos a trabalhar com você.” Seja criativo ao agregar valor, inclusive no marketing de honorários do livro do especialista ou na promoção de uma causa que ela apóie. “Mencione a compensação na correspondência inicial. Caso contrário, você irá insultar muitas pessoas ”, diz Segar.

Ao projetar seu evento, use essas vozes de especialistas estrategicamente. O valor das conferências mudou para a conexão e o aprendizado entre pares. “Afinal, 100 pessoas na sala conhecem coletivamente mais de uma pessoa que se apresenta”, diz Segar.

Faça com que três palestrantes estejam presentes por 20 minutos cada e, em seguida, conduza discussões menores em mesas redondas. Encontre também maneiras de os participantes aprenderem rapidamente um sobre o outro. Por exemplo, todos os participantes nas mesas-redondas se apresentam brevemente e respondem à pergunta: "O que você quer deste evento?"

4. Preste atenção a todos os detalhes do evento ou contrate alguém para produzi-lo para você. "As pessoas podem ou não se lembrar do orador principal, mas lembrarão se o almoço não foi servido a tempo", diz Segar. "Ele precisa ser logisticamente suave para as pessoas quererem voltar no próximo ano."

5. Mantenha-o vivo o ano todo. Crie um grupo privado do Facebook para os participantes. Mantenha um blog ou podcast e atualize os participantes anteriores por e-mail. "Os eventos não deveriam ter que começar no primeiro dia e terminar após o jantar final", diz Segar. “Um evento de sucesso deixará as pessoas que desejam se conectar posteriormente. Isso torna o seu grupo principal de clientes ansiosos para vir na próxima vez. ”

Frances Mazur

Proprietário

Empresa: Mazur Group, uma empresa de recrutamento de executivos sediada em Los Angeles para a indústria da beleza

Conferência: Beauty Biz Roundtable

Benefícios: Recrutamento, criação de valor agregado para os clientes na forma de oportunidades de falar, presença elevada no setor

Lancei minha empresa em 2007 e tive um primeiro ano fantástico. Então a economia caiu. Meu telefone estava tocando com excelentes candidatos à procura de emprego, mas não tínhamos muito a oferecer. Foi desmoralizante para a nossa rede e paralisante para nós. Decidimos que precisávamos de um evento para recuperar o negócio, e nasceu a Beauty Biz Roundtable.

A primeira conferência teve apenas 40 cadeiras e esgotou imediatamente. Desde então, cresceu para 100 participantes, mas o formato é o mesmo: temos oradores de primeira linha, como proprietários e executivos de salões nacionais, além de oradores incomuns que realmente surpreendem nosso público com informações incríveis, como um especialista em análise de mídia social.

Minha empresa se beneficia de várias maneiras. Ela nos posiciona como líderes em nosso espaço: em um evento recente, o CEO de uma empresa se aproximou de mim e disse: "Estamos à procura de um novo vice-presidente de marketing e você conhece claramente todos da indústria". A empresa se tornou um novo cliente . Esses eventos também nos permitem conectar-se com novos candidatos o tempo todo. Eles também me permitem agregar valor aos nossos clientes existentes. Se estiver trabalhando com um cliente, posso recorrer a um de seus executivos seniores para orar. Nenhum de nossos concorrentes pode fazer isso.

Nunca pagamos um centavo a nossos palestrantes e somos muito seletivos em trazer patrocinadores. Eles realmente precisam se encaixar na nossa marca, elevar o evento e manter o foco em quem queremos atrair.

Nosso último evento, ao preço de US $ 90 por ingresso, tinha uma lista de espera para 90 pessoas e pessoas que voavam de todo o país para participar. Agora estamos aumentando a taxa para US $ 125 e explorando maneiras de adicionar nossa mesa redonda a eventos maiores do setor. Mas continuamos focados em oferecer aos nossos participantes maneiras de interagir com as principais pessoas em seus campos, e damos aos nossos palestrantes a oportunidade de se conectar com seus colegas, o que é raro no setor de beleza.

Shea Coakley

Proprietário

Empresa: LeanBox, um serviço de alimentação com sede em Boston que as empresas podem oferecer a seus funcionários

Conferência: Convenção de regalias, uma reunião de empresas que fornecem regalias no local de trabalho e potenciais compradores

Benefícios: Novos negócios, posicionando-se como líder no setor

Ao participar de eventos e conferências tradicionais de rede voltados para profissionais de recursos humanos, muitas vezes eu me pego explicando meu serviço a uma pessoa, mas outra pessoa tenta entrar na conversa para aprender sobre o que outras empresas fazem no espaço das vantagens corporativas. . Percebi que minha empresa está em um novo setor em que há muita demanda, mas não muita conscientização.

Os líderes de todas as empresas estão lutando para atrair e reter os melhores talentos. Eles leem sobre as incríveis vantagens oferecidas por empresas como Google e Apple e assumem que são muito pequenas para oferecer a mesma coisa, mesmo que muitas vantagens sejam acessíveis ou gratuitas para os negócios. Juntamente com meu parceiro, 20/20 Optometry, um serviço de optometria no local, lançamos a primeira Conferência de Perks em agosto no Microsoft Nerd Center em Cambridge, Massachusetts.

Tivemos 28 fornecedores, que pagaram US $ 200 cada um para montar estandes, e 500 participantes, que foram admitidos gratuitamente. A conferência em si obteve um lucro muito pequeno, mas apenas com esse evento, garantimos 15 novas contas. Realmente ganhou vida própria.

Mantemos a conversa com fornecedores e clientes através do Twitter, um grupo do LinkedIn e uma lista de e-mails. Enquanto a primeira convenção se concentrava em serviços baseados em Boston, uma segunda para toda a região da Nova Inglaterra está planejada para março, e temos reuniões trimestrais agendadas para fornecedores de rede. Além de expandir meu próprio negócio, quero ser o especialista em benefícios corporativos, e esta conferência está me ajudando a fazer isso.

Chris Dessi

Proprietário

Empresa: Silverback Social, uma agência de marketing de Chappaqua, NY

Conferência: Westchester Digital Summit

Benefícios: Posicionar-se como líder local em marketing, novos clientes, aumento de lucros

Quando lancei minha agência de marketing em Westchester, NY - apenas a um passo da cidade de Nova York - eu estava conversando com empresários e empresários de muito sucesso na comunidade que nem sequer tinham páginas no Facebook ou entendiam o valor de um perfil do LinkedIn. Era difícil explicar o valor do meu negócio. No passado, eu tinha conseguido novos negócios falando em conferências, então pesquisei no Google “cimeira digital de Westchester” e fiquei surpreso que não havia nada parecido por aí.

Eu disse a mim mesmo: OK, acho que tenho que ser o único a fazer isso.

Cinco meses depois, reservei um centro de conferências com capacidade para 3.000 pessoas e comecei a fazer engenharia reversa do evento. Eu conhecia Gary Vaynerchuk, o gigante da mídia social. Eu não podia pagar sua taxa habitual de falar, mas ele concordou em reduzi-la. Se você quer fazer algo grande, precisa convidar pessoas grandes. Com a reserva de Gary, conseguimos atrair palestrantes do LinkedIn, Facebook, The Huffington Post, IBM e General Electric. Eu não pago nada a eles; a maioria desses oradores nem sequer pede um honorário. Fiz um jantar privado para eles como forma de dizer "obrigado", mas 90% deles não apareceram.

No primeiro ano, entregamos uma tonelada de ingressos e tivemos 500 participantes. Perdi dinheiro no primeiro evento e empatou no segundo. Hoje, os patrocínios cobrem meu custo e a venda de ingressos é o molho. Mas o valor real são novos negócios para minha agência. Metade dos meus novos clientes vem da conferência. É muito mais fácil enviar alguém para a cúpula do que tentar convencê-lo por que ele precisa estar no Twitter. Você simplesmente não tem esse tipo de nome em Westchester. É um monopólio, francamente.

Há uma enorme necessidade dessas informações em comunidades menores. Os proprietários de pequenas empresas simplesmente não podem se dar ao luxo de viajar para Nova York ou São Francisco para grandes conferências. Comprei 67 URLs para cúpulas digitais em cidades ao redor do mundo. Em setembro, produzimos o Baltimore Digital Summit e agora temos cúpulas planejadas para Boston; Las Vegas; Nashville, Tennessee; Detroit; e Dubai nos próximos dois anos. A cúpula de Westchester de maio de 2015 se transformou em um evento de dois dias.

Veja como o curador chefe do TED criou um movimento com as conferências baseadas em discussões, tornando-se o principal traficante de grandes idéias.