Os efeitos "terríveis, horríveis, inúteis, muito ruins" das interrupções no escritório

Você sabia que o funcionário médio do escritório é interrompido a cada três minutos e que pode levar 23 minutos para voltar ao ponto em que parou?

O consultor de eficiência e fluxo de trabalho Edward G. Brown estudou os efeitos nocivos de interrupções como essas na produtividade do escritório, satisfação no trabalho, qualidade de desempenho, lucros da empresa e satisfação pessoal - e foi isso que ele descobriu:

Através da minha pesquisa, eu descobri que mesmo pessoas altamente disciplinadas e focadas perdem rotineiramente três a cinco horas por dia para “bandidos do tempo” (pessoas que as interrompem, mesmo que inocentemente). Minhas conclusões estavam se cristalizando e eu estava começando a anotá-las em um livro. Então uma realização desconfortável começou a surgir em mim….

Eu daria a um ou mais de meus excelentes funcionários uma tarefa importante e urgente, e eles partiriam - excitados, comprometidos e focados. Mas a próxima coisa que você sabe, eu os chamaria com outra idéia, pergunta ou tarefa. Eu desligava, satisfeito por ter limpado minha agenda muito bem. Mas como você acha que eles se sentiram?

Desanimado, desencorajado, distraído - é assim. Abruptamente iniciou um projeto em que estavam profundamente imersos e animados. Forçados a mudar sua atenção para outro assunto pelo qual seu chefe ficou subitamente entusiasmado e responder com a ânsia que bons funcionários trazem para os entusiasmos do chefe.

Ao interrompê-los, eu estava abrindo o caminho para todos os problemas de interrupção sobre os quais estava escrevendo. Eu estava sendo um bandido do tempo.

E daí? você pode estar dizendo. Você é o chefe - suas prioridades não deveriam definir a agenda da sua equipe? Aqui está "e daí":

Primeiro, breves interrupções não são inócuas. Eles nem são breves. Sua aparente brevidade faz o bandido parecer inocente, mas as interrupções, por mais rápidas que sejam, causam danos.

Os funcionários foram retirados da tarefa por quanto tempo eu os mantive envolvidos. E quando eu terminei, você acha que eles começaram exatamente de onde pararam? Não, eles tiveram que se imergir no projeto, lembrar onde estavam e o que haviam decidido fazer a seguir, e depois esperar que a inspiração e o entusiasmo retornassem.

Então eles tiveram que reprimir sua frustração por terem que se reagrupar, porque estavam em um rolo e agora parece obsoleto. Eles perderam o ímpeto, mas são profissionais, portanto gastam toda a energia necessária para voltar para onde estavam. Mas a fadiga acompanha esse gasto de energia, e saber que eles precisam compensar o tempo perdido causa angústia. Angústia e fadiga levam a erros, que levam ainda mais tempo para serem corrigidos.

Então, roubando o tempo dos meus funcionários, eu estava arruinando o trabalho deles, enquanto pensava que grande chefe eu era para me envolver com eles tão livremente.

Em seguida, eu estava criando um dreno de produtividade e lucro . Contratar pessoas significa pagar pelo seu tempo. Todo esse tempo que eles perderam tentando voltar aos trilhos depois que eu os descarrilava? Eu estava pagando mais por isso! Seja na hora extra, ou em manter as pessoas sobrecarregadas de trabalho felizes por meio de aumentos e bônus, eu estava gastando mais para conseguir menos.

Por fim, eu estava dando um exemplo terrível, modelando uma cultura em desacordo com minhas crenças mais profundas sobre indivíduos, desempenho, tempo e satisfação. Se eu pudesse atender o telefone e interromper as pessoas ocupadas de acordo com minha conveniência, por que mais alguém deveria ter algum problema em fazer o mesmo? Uma cultura de interrupções prospera onde o chefe trata o tempo e a concentração de seu povo como uma mercadoria barata.

Pense que você também pode ser culpado de ser um bandido do tempo? Aqui estão algumas dicas:

1. Motive-se a mudar calculando o custo de seu hábito.

Faça uma estimativa, conservadora, de que cada funcionário perde duas horas por dia devido a interrupções. Some esses dólares improdutivos por hora. Ou calcule-o da seguinte forma: se meu local de trabalho é típico, isso significa que os funcionários estão perdendo de três a cinco horas por dia. Portanto, se eliminássemos totalmente as interrupções, poderíamos conviver com cerca de 30 a 40% menos funcionários - ou os que possuímos poderiam produzir mais trabalho. A questão é: coloque um lápis para que, quando sua determinação vacilar, você se lembre por que deve mudar.

2. Verifique seu privilégio na porta.

Você está involuntariamente afirmando privilégio executivo para exigir a atenção de seus funcionários sem antes considerar as necessidades deles? Nesse caso, a mudança não será fácil no início. Você não seria o chefe se não estivesse disposto a esticar o pescoço, empurrar para a frente, superar obstáculos e correr riscos onde outros podem não. Portanto, aprender a moderar seus entusiastas e tempo para suas incursões requer introspecção e prática sérias.

3. Não faça isso sozinho.

Converse com seus funcionários sobre como pretende mudar e por quê. Alistar sua cooperação. Ensine-os a responder a você quando voltar atrás (porque você o fará. Eu o faço e literalmente “escrevi o livro”).

Lembre-se de que eles nunca dirão: "Não, chefe, estou muito ocupado para ser interrompido por você!", Posso fazer isso agora, mas demorei apenas algumas horas para terminar o relatório que você pediu ontem. É muito complicado, então podemos estar melhor se eu o encerrar primeiro. Então eu ligo para você, digamos, três horas no máximo, pronto para dar à sua nova idéia minha atenção total. Será que isso funciona para você?"

4. Depois de ter quebrado seu hábito de interrupção, olhe em volta. Existem outros colaboradores corporativos da cultura de interrupção?

A popular planta baixa aberta de hoje pode contribuir, principalmente se não houver lugares tranquilos e regras suficientes para respeitar a necessidade de concentração um do outro. Outra é a atenção excessiva a vários dispositivos e alertas interruptivos. Mais uma vez, convide os funcionários a criar o melhor ambiente para suas necessidades de concentração.

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