12 técnicas de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a aproveitar ao máximo suas 24 horas

Todos nós lutamos para administrar melhor nosso tempo em um ponto ou outro. Então, se você está se sentindo disperso, saiba que não está sozinho. A boa notícia é que as técnicas de gerenciamento de tempo podem ser aprendidas, desde que você entenda por que está fazendo alguma coisa e pratique até que a boa ideia se torne um hábito.

Para descobrir quais abordagens valem a pena seguir, pedimos aos membros do Conselho do Jovem Empreendedor que compartilhassem as técnicas de gerenciamento de tempo usadas para aproveitar ao máximo suas 24 horas. Qual você se vê usando?

1. Compartir projetos.

Alternar entre tipos de tarefas é desgastante mentalmente. Em vez disso, agrupe projetos relacionados e lide com todos de uma vez. Por exemplo, comece o seu dia enfrentando desafios de atendimento ao cliente. Em seguida, passe para as campanhas de marketing. Depois, revise as novas oportunidades de produtos. Isso facilitará a finalização de tarefas quando você não precisar alternar mentalmente dezenas de vezes por dia.

2. Acompanhe seu tempo.

O tempo de rastreamento é como um orçamento por dinheiro. Isso me faz ver o que estava fazendo sem pensar em termos de não usar o tempo da melhor maneira e onde posso fazer melhorias imediatas. Eu uso um aplicativo rastreador de tempo, que me ajuda a determinar o que faço a cada minuto do dia de trabalho.

3. Desenvolva um código para quando você estiver ocupado.

Todos nós já estivemos em uma situação em que queremos voltar ao trabalho, mas não conseguimos terminar as conversas com nossos gerentes. Por isso, desenvolvemos internamente um código que significa "Por favor, não se ofenda, mas eu realmente preciso realizar essa tarefa". Essa tática mudou a maneira como gerencio meu tempo, porque significa que posso trabalhar em grandes projetos sem interrupções.

4. Coma aquele sapo.

A frase "coma esse sapo" foi popularizada pelo autor Brian Tracy. É basicamente uma técnica de gerenciamento de tempo que diz que você deve enfrentar a tarefa mais difícil e mais importante da sua lista de tarefas pela manhã. Atravessar a coisa mais difícil e de maior prioridade antes de fazer qualquer outra coisa me tornou mais produtivo ao longo do dia.

5. Agenda para distrações.

As pessoas em geral podem ser perturbadoras. Se alguém diz que quer dois minutos do seu tempo, quase nunca são dois minutos! Se eu não tenho tempo para me encontrar com alguém por 10 a 15 minutos no local, geralmente eu faço com que eles marquem um horário comigo. É melhor gerenciar seu dia com espaço suficiente para que você possa realizar pelo menos uma a duas coisas que se propõe a fazer.

6. Concentre-se em uma coisa.

Meu gerenciamento de tempo mudou quando comecei a focar em “uma coisa”. No início do dia, concentro-me na tarefa mais importante em mãos. Não deixo que outros problemas entrem em minha agenda até que a tarefa seja concluída. Depois disso, passo para a próxima tarefa mais importante e assim por diante. Isso elimina o desejo de multitarefa e, por sua vez, se espalha por demais.

7. Responda o email duas vezes por dia.

Nem todo mundo é capaz de fazer isso, mas já vi isso funcionar maravilhas para aqueles que estão com muita frequência no gatilho de seus emails. É bem simples. Você reserva dois horários diferentes durante o dia para responder ao email: uma vez no início, o segundo no final. Qualquer coisa intermediária é evitada, a menos que seja uma emergência - mas, nesse ponto, alguém deveria estar ligando para você.

8. Delegue mais.

Aprendi com a minha experiência que a lista de tarefas do empreendedor nunca terminará. Você pode priorizar suas tarefas, concentrar-se em coisas mais importantes ou reservar um tempo para algo em particular, mas no final do dia, as coisas precisam ser feitas. A menos que você encontre uma maneira de se clonar, precisará desenvolver confiança para outras pessoas que possam executar essas tarefas melhor, mais rápido e mais barato que você.

9. Use aplicativos de produtividade.

Com tantos aplicativos impressionantes de produtividade no mercado, mudou completamente a maneira como gerencio meu tempo para melhor. Você não precisa mais se sentar e planejar seu calendário para a semana, porque os aplicativos de produtividade facilitam definir lembretes, manter o controle e fazer as coisas. Além disso, com muitos deles, você pode olhar para trás e ver tudo o que conseguiu, o que aumenta ainda mais a motivação.

10. Reduza as interrupções.

Quanto menos vezes você for interrompido, mais produtivo será. Preste atenção nas coisas que o atrapalham - talvez você precise guardar seu smartphone ou fechar seu email enquanto trabalha em tarefas importantes. Fluxo interrompido pode realmente impedir o progresso. Ao reconhecer o que quebra sua concentração, você pode aumentar sua produtividade.

11. Use a técnica Pomodoro.

Aprendi sobre a técnica Pomodoro há alguns anos atrás, ao pesquisar soluções para esse problema exato, e fiquei extremamente impressionado com os resultados. A idéia por trás disso é alocar períodos de 25 minutos nos quais você se concentra apenas em uma tarefa. Depois de cada pedaço de tempo, faça uma pequena pausa antes de continuar. Realizei mais trabalhos em quatro “Pomodoros” do que em alguns dias completos de trabalho!

12. Planeje com antecedência para se concentrar nas prioridades.

Eu sempre termino meu dia planejando o dia seguinte e sempre termino a semana planejando a semana seguinte. Isso me permite focar nas principais prioridades assim que começo o dia sem ter que me lembrar do que é importante ou se preocupar com algo que me atrapalhe.