7 maneiras de liberar 25 horas extras por semana

Aqui está uma coisa que peço a todos os meus clientes CEO:

1. Escolha o seu dia mais movimentado da semana. ( Para a maioria é segunda-feira. )
2. Anote tudo o que fizer naquele dia - a cada minuto - em uma única folha de papel. ( Se você passou três minutos comendo um bolinho e 17 minutos assistindo um pombo do lado de fora, anote-o. )
3. Envie-me uma cópia por fax dessa cópia minuto a minuto e vamos conversar.

Trabalhei com centenas de CEOs de todo o mundo e você sabe o que todos eles têm em comum quando concluem este exercício? Nos dias mais movimentados no escritório, eles gastam até 50% do dia em email!

Fiquei chocado quando notei esse padrão pela primeira vez. Estamos falando de líderes altamente qualificados e bem treinados, que passam a maior parte do tempo enviando e-mails ( uma habilidade de baixo nível ) nos dias em que suas habilidades únicas são mais necessárias.

Fale sobre ineficiente.

Embora seja uma tendência surpreendente, eu realmente não acreditava que fosse uma epidemia até ler uma pesquisa recente publicada pela Reuters que dizia que o trabalhador médio gasta 6, 3 horas por dia por e-mail .

Esse é um problema sério.

Muitas pessoas estão trabalhando mais e mais horas, atribuindo " O que é preciso para ter sucesso", sem perceber que estão gastando até 6, 3 horas por dia em uma tarefa que não deve demorar mais de uma hora.

São pelo menos 25 horas por semana que você poderia ter em sua vida ( para passar com a família, seguir um hobby, o que for ) se você pudesse conhecer seus hábitos de e-mail.

A boa notícia é que você pode.

Aqui estão sete hacks simples que economizam tempo que você pode usar agora para reduzir o tempo do seu email pela metade amanhã:

Corte de economia de tempo nº 1: Chega de longas cadeias de e-mail.

Quando sua cadeia de e-mails atinge mais de cinco respostas, é hora de atender o telefone.

Claro, pode ser mais fácil digitar uma resposta rápida, mas o que você esquece de explicar é o tempo perdido à espera da resposta da outra parte. Esperar por uma resposta desencadeia um processo em nosso cérebro chamado loop aberto . Queremos saber a resposta da nossa pergunta para que possamos fechar o ciclo .

Mas como a resposta está demorando tanto, acabamos procurando em outro lugar. Facebook. Twitter. Youtube. Onde quer que seja. Nossos cérebros desejam a conclusão; a Internet finge fornecê-lo.

Vinte minutos depois e ainda estamos esperando, nada tendo sido realizado.

Em vez disso, atenda o telefone, converse rapidamente, feche o ciclo e siga em frente.

Corte de economia de tempo nº 2: e-mail durante horas lentas.

Aqui está o truque: não envie um e-mail quando souber que as pessoas lhe enviarão um e-mail de volta. Em vez disso, envie seu e-mail durante um período que você sabe que não ficará tentado a esperar por uma resposta.

Se você precisar de uma resposta imediata, consulte o Hack de economia de tempo acima.

Corte de economia de tempo nº 3: envie um email quando estiver enviando um email.

Não é que o email seja ineficiente; é o nosso uso ineficiente e inútil dele. Quando você estiver em seu email, envie um email.

Não assista a vídeos do YouTube em um navegador separado enquanto escreve uma resposta por email. Não converse no Skype enquanto estiver enviando um arquivo. O email.

Entre, faça o que precisa, saia e siga em frente.

Hack de economia de tempo # 4: use respostas enlatadas.

Se você enviar o mesmo email mais de uma vez em uma única semana, deverá usar respostas pré-gravadas em lata.

Não tem certeza se as respostas enlatadas funcionarão na sua situação? Experimente por 30 dias. Você ficará surpreso com os resultados.

Corte de economia de tempo nº 5: a regra dos 2 minutos.

Tempo por três dias escrevendo e-mails. Você ficará surpreso com duas coisas:

1. Dois minutos é realmente muito tempo.
2. Você escreve muitos e-mails com mais de dois minutos.

O que você faz se o seu email demorar mais de dois minutos? Você adivinhou. Pegue o telefone.

Hack de economia de tempo # 6: use e-mails de resposta automática para informar às pessoas que você está ocupado.

Para a maioria, a maior distração com o email não é o que você está enviando, mas quem continua preenchendo sua caixa de entrada com solicitações.

A maneira mais rápida de reduzir esses tomadores de tempo é configurar um email de resposta automática que diga algo como isto:

Você descobrirá que a maioria das pessoas que receber um e-mail como esse aprenderá rapidamente a respeitar seu tempo, e oferecer alternativas de contato significa que elas ainda conseguem o que querem e você obtém mais liberdade de tempo por causa disso.

Corte de economia de tempo nº 7: obtenha um assistente virtual.

Muitas pessoas sofrem de "ansiedade na caixa de entrada", o que as obriga a verificar, verificar novamente e verificar novamente em que condição está a caixa de entrada.

A solução é contratar alguém para se preocupar com isso, para que você possa compartimentar e reduzir o tempo gasto verificando desnecessariamente.

A análise de e-mail é uma das ofertas de emprego mais populares em sites como o Upwork, e há uma boa razão para isso. Contratar alguém por apenas alguns dólares por hora para classificar, organizar e até programar e-mails fornece a tranqüilidade de que você precisa para ser produtivo.

Dica profissional: treine seu assistente para reconhecer e responder a emails de baixo nível e sem prioridade, liberando ainda mais tempo.

Essas estratégias são simples, mas funcionam. No começo, você pode ter dificuldades para permanecer consistente, mas não desista.

Construa os hábitos. Economize tempo. Dê a si mesmo 25 horas extras por semana.