Maneiras adequadas para uma reunião profissional

Mantenha suas maneiras profissionais durante as reuniões de negócios. Imagens de altrendo / Stockbyte / Getty Images

Você trabalha para uma empresa que tenha reuniões freqüentes? Você já se perguntou o que deveria fazer e o que é considerado um comportamento adequado nesses encontros? Você tem medo de assistir às reuniões porque teme que você possa cometer um falso pas que possa comprometer sua posição ou oportunidades de avanço?

Geralmente, gerentes, líderes de equipe ou executivos corporativos se reservam o direito de iniciar reuniões de negócios quando sentem a necessidade.

Se eles são eventos agendados regularmente ou exigem um propósito específico, todos os participantes devem seguir diretrizes de etiqueta comerciais adequadas.

Líder

Antes da reunião, é essencial ter tudo organizado para que você não perca o tempo valioso de ninguém. Você quer que ele funcione tão bem e no horário possível, mas ainda deixe tempo para perguntas e comentários, se possível. A chave é mostrar respeito por todos os envolvidos.

Aqui estão algumas diretrizes recomendadas:

• Tenha uma agenda escrita com uma seqüência lógica e tempos realistas. Se o tempo e os recursos permitirem, envie cópias para todos que participarão.
• Envie um convite para possíveis participantes com o maior número de detalhes sobre a reunião, incluindo a localização, hora de início, o que trazer e o fim da hora.
• Comece com uma saudação amigável e deixe todos saberem quando é bom fazer perguntas.
• Tenha água no pódio ou na frente da sala e sorve-a entre os tópicos ou quando alguém estiver falando.

• Você não precisa escrever seu texto textualmente, mas você deve, pelo menos, ter pontos de bala em suas anotações. Não fazer isso pode fazer você saltar de um tópico para outro e perder o caminho do que você precisa dizer. Isso pode fazer você perder tempo e deixar os participantes se perguntando sobre o ponto da reunião.
• Esteja ciente da linguagem corporal de seus participantes. Se você perceber que as pessoas estão perdendo interesse, pausar e verificar se certificar de que você não está repetindo informações ou gastar muito tempo em algo que não é relevante.
• Tenha algumas anedotas para manter a reunião interessante. No entanto, evite brincar com piadas inapropriadas que tenham até um toque de sexismo, racismo ou qualquer outra coisa que possa ofender os outros.
• Nunca roube as ideias de outras pessoas e ligue para elas próprias. Sempre dar crédito a outros por idéias e tarefas bem-sucedidas.
• Embora seja bom mudar um pouco, não passe de um lado para o outro na frente da sala. Isso faz você parecer nervoso.
• Durante o período de perguntas e respostas, fique quieto até que a pessoa que pede termine antes de responder. Se você não entender a questão, pergunte-lhe para repeti-la ou explique a consulta.
• Se alguém parecer irritado ou hostil, mantenha a calma e peça à pessoa para discutir isso com você mais tarde.
• Termine a reunião cedo, se possível. É melhor para ele ser menor do que perder a atenção dos presentes.

Participantes

Todos os que são convocados para a reunião devem participar, a menos que as circunstâncias não permitam. Se você conhece a reunião com antecedência, considere levar um tempo extra com sua preparação pessoal para mostrar respeito por qualquer supervisor que atende.

Vestir adequadamente para o nível de negócios.

Dicas de reuniões:

• Se você for solicitado a enviar uma mensagem de confirmação, faça isso assim que você entrar na reunião em seu calendário.
• Mostrar a tempo. Chega alguns minutos mais cedo, se possível.
• Verifique o seu celular e verifique se ele está em silêncio ou desligado. Você nunca deve enviar mensagens de texto durante uma reunião, a menos que o líder peça para uma pessoa específica.
• Se os refrescos forem atendidos, uma bebida é aceitável. No entanto, a menos que todos os outros comem, aguarde até que a reunião acabe por fazer um lanche.
• Se esta é uma reunião de almoço, traga sua comida à mesa e coma o mais silenciosamente possível e sem chamar a atenção para si mesmo.
• Não converse nem troque notas com outros participantes. Isso é muito perturbador e pode dar a impressão de que você não leva seu trabalho a sério o suficiente para prestar muita atenção ao que está sendo discutido.
• Se você for chamado, responda o mais diretamente possível. Quando você não conhece a resposta, peça desculpas e seja honesto. Nenhuma resposta é melhor do que a errada.
• Após a reunião, agradeça ao orador.
• Não demora na sala de reuniões mais do que o necessário. A suspensão irá fazer você parecer ocioso, e você não quer que o chefe pense que está usando a reunião para esquivar suas funções.

Reuniões em um restaurante

Às vezes, uma reunião de almoço é chamada, e pode ser realizada em um restaurante. Mesmo que isso esteja longe do escritório, lembre-se de que você ainda está no trabalho.

Dicas de reunião adicionais para reuniões de restaurantes:

• Nunca esqueça seus modos de mesa.
• Manuseie os percalços das refeições com graça e boas maneiras.
• Use utensílios adequados. Em caso de dúvida, que garfo vai com cada curso, siga a pessoa que lidera a reunião.
• Se você estiver em um restaurante buffet, conheça os hábitos adequados para se ajudar.
• Siga as instruções adequadas para comer alimentos com os dedos.