7 maneiras de arruinar sua reunião

As reuniões realmente têm uma imagem ruim. Não é de surpreender, pois muitas vezes eles são muito longos, não há um plano claro, muitas pessoas são convidadas e dominam nossos horários de trabalho. “Demasiadas reuniões” foi o número 1 em quem gastou tempo no escritório, citado por 47% dos 3.164 trabalhadores em um estudo recente da Salary.com. Pesquisas mostram que a maioria dos empresários gasta o equivalente a um dia por semana em reuniões e os CEOs gastam até 60% do tempo em reuniões. Nas minhas viagens, acho que isso é discreto.

As reuniões não devem ser uma conversa significativa entre algumas pessoas para fazer algo, tomar uma decisão ou criar uma nova idéia? Conversas sobre formação de equipes, colaboração e brainstorming trazem entusiasmo, mas quando você fala sobre a “reunião” em que esse brilho acontece, a história muda. Talvez as reuniões precisem de ajuda para mudar a marca. Ou talvez as pessoas que lideram e participam das reuniões sejam as culpadas.

Recentemente, contribuí com um artigo do Wall Street Journal que identificava os assassinos da reunião, como o pessimista, o dominador ou o passeador. Definitivamente, esses personagens precisam ser considerados, mas podemos ser nosso pior inimigo.

Se você estiver usando alguma dessas técnicas, provavelmente estará realizando reuniões ruins:

1. Não sei se a reunião é necessária, mas você a realiza de qualquer maneira. A reunião pré-programada é o pior culpado. Alguém o configurou como uma reunião mensal no ano passado e lá está no seu calendário. Você não tem nenhuma decisão ou ação óbvia a ser tomada, mas pode parecer ruim cancelar, então você continua.

2. Faça uma reunião quando uma breve conversa entre duas pessoas for suficiente. Nem todo assunto requer discussão ou decisão em grupo. Se Allison e Rob puderem conversar por 15 minutos e tomar uma decisão, faça isso acontecer e diga a eles que você deseja ser o primeiro a saber.

3. Convide qualquer pessoa que esteja remotamente envolvida. Muitas reuniões são marcadas por "vamos incluir John - ele esteve envolvido nisso" ou "Karen pode ser capaz de adicionar alguma coisa". À medida que a lista de convidados fica mais longa, a probabilidade de discussões francas e abertas fica menor. Pergunte aos tomadores de decisão e apenas àqueles que precisam estar lá. Dê aos não convidados o presente de tempo.

4. Não tem agenda. Essa é uma ótima maneira de criar um 'grátis para todos', pois todos recorrem às suas próprias agendas pessoais. Pense nisso antes do tempo, não quando estiver entrando ou discando o número. Conheça as etapas para chegar ao seu resultado e diga a todos o que são. Então, é muito mais fácil quando você diz ao grupo que "embora esse seja um tópico fascinante, ele terá que esperar outro dia".

5. Não tem ninguém responsável por facilitar a reunião. Pode ser você ou pedir a alguém para desempenhar esse papel. Mesmo que você conheça os três tópicos a serem abordados, se ninguém estiver mantendo o grupo nos trilhos e gerenciando o relógio, as chances de você apenas cobrir um dos três disparos. E esse estimado facilitador garante que as ações e proprietários acordados sejam confirmados no final.

6. Passe seus primeiros 15 minutos acomodando seus atrasados. É o verdadeiro desperdício de tempo de espera até que mais pessoas cheguem ou atendam a chamada. “Vamos esperar apenas mais alguns minutos para que as pessoas cheguem.” Ou toda vez que uma nova pessoa se junta (atrasada) repetindo o que as pessoas que chegaram lá na hora já ouviram. Independentemente do motivo de alguém chegar atrasado, não deixe o atraso passar do problema para o do grupo. Além disso, isso treina todos para chegar atrasado, porque você pode estar.

7. Veja o contrário na multitarefa. Se todos os participantes da reunião tiverem os laptops abertos para realizar outro trabalho enquanto ouvem a discussão pela metade, você tem um problema. Eles não vêem a reunião como crítica, não o respeitam e / ou o grupo revisitará os tópicos várias vezes para acomodar aqueles que recebem cada terceira palavra. Se você estiver pessoalmente ou em teleconferência, peça atenção para uma reunião mais eficaz - e mais rápida - se todos permanecerem no jogo.

Você sabe que terá desafios suficientes com as personalidades presentes, alterando prioridades de negócios e conflitos com outros eventos, assim como sua parte. Você também pode aprender a conduzir uma ótima reunião, mas por favor, seja rápido.