Faça mais rápido!

Você já ouviu o lamento: simplesmente não há horas suficientes no dia. Talvez você se sinta assim. Em vez de fritar o cérebro e os nervos trabalhando ainda mais horas, os profissionais e pesquisadores de produtividade dizem que você pode tomar medidas para se tornar mais eficiente no tempo que gasta em tarefas, profissionais ou pessoais. Aqui estão alguns deles.

Limpe a desordem. Muitas pessoas estão desorganizadas, cheias de lixo, diz Peggy Duncan, especialista em produtividade pessoal, treinadora e autora de Atlanta. “Eles não conseguem encontrar o que precisam, especialmente em seus computadores. As pessoas fazem as coisas há anos sem ver como as fazem. ”

Ela instrui os clientes a avaliar como eles gastam seu tempo mantendo um registro de tempo por vários dias nos quais registram o que fazem durante o dia, a importância de cada tarefa e quais interrupções os impedem.

“Então você tem uma noção clara de todo o seu tempo perdido.” Duncan diz. Depois disso, acrescenta ela, você pode pensar com mais clareza e priorizar as tarefas que precisam ser realizadas primeiro.

Saia da sua cabeça. Visionários e empreendedores geralmente têm uma grande ideia, mas não têm um plano para fazer isso acontecer, diz David Allen, autor do best-seller Getting Things Done: A Arte da Produtividade Sem Estresse

e um especialista em produtividade da Califórnia. O problema: “A maioria das pessoas não divide na próxima ação física que precisa tomar. Na maioria das vezes, as pessoas estão muito à frente de si mesmas.

"A maioria das pessoas não tem idéia de como se orientar", continua Allen. “Seu cérebro está tentando realizar várias tarefas e simplesmente não consegue. Se você está apenas mantendo as coisas em sua cabeça, será movido pela coisa mais recente ou mais alta em sua cabeça. Defina qual é o resultado que você procura. Qual é a próxima ação que você precisa tomar para mover a agulha em direção a isso? ”E então a próxima e a próxima até que você tenha um mapa em direção ao seu objetivo.

Faça uma lista de verificação. Muitas vezes adiamos lidar com algo que é especialmente assustador. Mais uma vez, compile uma lista de etapas necessárias para concluir o trabalho - mas, para se motivar, cruze cada uma delas, mesmo que seja apenas uma coisinha para avançar, diz Duncan. Com cada item desmarcado, a tarefa se torna menor e mais gerenciável.

"Seus melhores dias são aqueles em que você realiza um pouco de coisas que impactam em coisas maiores", acrescenta Allen.

Desenvolva uma caixa de ferramentas. “Todo o trabalho que preciso fazer, todos os compromissos que tenho, eu o externalizo para que eu possa olhar rapidamente para eles e decidir se quero fazer algum deles”, diz Allen. Allen emprega tudo, desde fazer anotações e manter uma cesta física até ferramentas digitais, como o Despertador Falante, para evitar isso. Ele recomenda que os clientes experimentem vários auxílios digitais, como Microsoft Outlook, IBM Notes e iPhone Reminders, para citar apenas alguns.

Avalie os prós e contras. A maioria de nós tem entre 30 e 100 projetos que precisamos abordar a qualquer momento, diz Allen, do mundano ao importante. Ele explica que essas são coisas que requerem mais de uma etapa para concluir, seja comprando seguro de carro ou cortando custos em seus negócios.

“Uma coisa importante para que todos se perguntem é: qual é o valor se eu fizer isso e qual é o risco se não fizer? Allen diz. “Isso ajuda as pessoas a reformularem suas cabeças. Eu odeio pagar meus impostos. Ótimo. Se não, o que vai acontecer?

Abandone as distrações. Talvez você pense que é um mestre em multitarefa, imune a distrações. As probabilidades são de que você está errado. Muitas pesquisas revelam que realizamos mais fazendo menos. Pesquisadores da Universidade de Stanford, por exemplo, submeteram 100 estudantes a uma série de três testes de multitarefa e concluíram que os multitarefas pesados ​​apresentaram desempenho inferior aos multitarefas leves. Os primeiros eram "otários por irrelevância", disse um dos pesquisadores. "Tudo os distrai."

Se o seu computador o alertar sonoramente para cada novo email, desligue o som, aconselha Duncan. Silencie seu celular. “As pessoas têm essa mentalidade de emergência do 911. Então eles se distraem e entram em outra coisa. Apenas se concentre em uma coisa e termine ou chegue a um bom ponto de parada ”antes de ler e-mails, mídias sociais e mensagens de voz, diz ela.

Menos é mais. O professor de psicologia da Universidade Estadual da Flórida, K. Anders Ericsson, e colegas acadêmicos estudaram músicos, atores, atletas e jogadores de xadrez e descobriram que trabalhar em segmentos de 90 minutos altamente focados, seguidos de pausas substanciais, redução do cansaço mental e produtividade maximizada. Além disso, “artistas de elite” em vários campos normalmente passam não mais de quatro a cinco horas por dia no campo escolhido, de acordo com a Ericsson.

"Quando as pessoas são especialistas em desempenho, elas parecem estar totalmente focadas na necessidade de se concentrar", diz Ericsson. “Você precisa se controlar. Aqui é necessário basicamente ter a chance de relaxar. ”Em outras palavras, evite o cansaço.

Essa é uma das máximas do The Energy Project, uma empresa de consultoria fundada pelo autor e ex-jornalista Tony Schwartz, cujos clientes incluem Google, Coca-Cola e o Departamento de Polícia de Los Angeles. "Não devemos correr em alta velocidade, continuamente, por longos períodos de tempo", afirma a empresa.

Tenha certeza. Não importa o quão organizado você seja, seus esforços para ser mais produtivo podem ser inúteis se você estiver constantemente cansado. Muitos de nós somos. Uma pesquisa realizada em 2011 por pesquisadores da Harvard Medical School e outros estimou que a insônia é um dreno anual de US $ 63 bilhões na economia dos EUA devido à perda de produtividade.

E um estudo realizado pelo Hospital Brigham and Women's de Boston descobriu que as participantes que estavam limitadas a uma média de 5, 6 horas de sono por noite levaram mais tempo para realizar tarefas como encontrar informações de maneira rápida e precisa nos monitores de computador do que quando dormiam adequadamente. Sua velocidade diminuiu progressivamente a cada semana sucessiva de cansaço.

As necessidades de sono variam, mas a maioria dos adultos precisa de sete a nove horas, de acordo com a National Sleep Foundation. Dormir o suficiente à noite é ideal, mas cochilar é outra maneira de mitigar os déficits do sono. Numerosos estudos mostraram que cochilar melhora a memória, o aprendizado e o pensamento criativo.

Especialistas em sono dizem que uma soneca de 20 a 30 minutos é ideal. Um estudo com controladores de tráfego aéreo descobriu que aqueles que dormiam em média 18 minutos durante uma sessão de soneca de 40 minutos tiveram melhor desempenho em testes que mediam vigilância e tempo de reação. Outras pesquisas mostram que cochilos mais longos produzem ainda mais benefícios. Mas as sestas longas geralmente não são viáveis ​​para pessoas ocupadas e podem produzir mais sonolência após o sono e interromper o sono noturno.

Para tirar uma soneca com sucesso, mantenha a temperatura ambiente confortável. Limite o ruído e a filtragem da luz. Não cochile no final do dia.

David Allen está entre os defensores da soneca. “Vou tirar uma soneca depois de falar com você. É melhor que uma xícara de café.