Tudo o que você sabe sobre fazer as coisas está errado

No início da vida, aprendi que existem dois tipos de pessoas no mundo: os que fazem listas e não. Eu sempre estava no grupo não porque não conseguia entender por que as pessoas precisavam de uma lista para lembrar o que fazer durante o dia. Você não sabe que precisa cortar o cabelo apenas olhando no espelho? Mas deixei de lado o pensamento e segui em frente.

Então me tornei psicóloga e consultora de desempenho e comecei a ver as coisas de uma perspectiva totalmente nova. Primeiro, descobri que existem quatro tipos de pessoas, não duas:

• Aqueles que fazem listas e fazem as coisas
• Quem faz listas e não realiza muito
• Quem não faz listas e faz as coisas
• Quem não faz lista e não realiza muito

Isso me levou a ter um interesse renovado no mundo das listas de tarefas e no que elas realmente fazem por nós, ou não fazem por nós. Acontece que os fabricantes de listas estavam certos e não ao mesmo tempo. As listas podem ajudar ou podem prejudicar. Tem a ver com o seu cérebro e o tipo de personalidade.

Basicamente, as listas de tarefas fornecem uma ferramenta externa para ajudar seu cérebro a fazer o que é necessário para realizar as tarefas. Para realizar qualquer coisa, seu cérebro usa algo chamado "funções executivas". Semelhante a um executivo de negócios, seu cérebro estabelece uma meta, reúne os recursos necessários para fazê-lo, executa um plano, mede como você está se saindo no caminho você é responsável (estamos fazendo isso com eficiência?) e se adapta aos erros ao longo do caminho. Esse fluxo básico leva você daqui para lá em qualquer tarefa. Mas, para fazer isso, as grandes categorias de funções executivas devem estar presentes - o que o cérebro faz para que todas essas coisas aconteçam para que você não se perca. Para fazer qualquer coisa, seu cérebro deve:

1. Participar do que é relevante
2. Inibir o que não é relevante
3. Mantenha-o diante de sua atenção até que esteja pronto

Então você pode ver por que as listas são úteis para algumas pessoas. Eles fazem exatamente essas três coisas, a menos que não façam. E isso nos leva ao problema de quando as listas não funcionam. Por que algumas pessoas que não fazem listas realizam muito sem elas quando outras não? O cérebro do realizador é capaz de fazer essas três coisas sem listas, e o criador da lista é capaz de fazê-las em parte por causa da ajuda que a lista fornece. O importante não é se você usa uma lista, mas se é capaz de realizar as três tarefas listadas acima.

Mas alguns fabricantes de listas de tarefas estão trabalhando contra si mesmos e seus cérebros, e isso explica por que eles parecem não conseguir fazer as coisas. Uma lista pode fazer duas coisas realmente ruins: contém tantos itens que seu cérebro fica sobrecarregado só de olhar para ela ou falha em ajudá-lo a priorizar o que é realmente importante e deve reunir todo o foco e atenção do seu cérebro.

Isso também explica os sucessos de alguns que não fazem listas. Eles são capazes de manter o que é importante diante da mente e não se distrair com coisas menos importantes. Algumas pessoas que "voam" na verdade podem realizar muito. Os que não fazem a lista que não se saem bem provavelmente são distraídos por natureza e, na verdade, teriam um desempenho melhor com um sistema, como uma lista de tarefas a manter no caminho certo.

Então, vamos ser práticos. O que você faz?

Eu me tornei um convertido de lista de tarefas, de certa forma, então aqui está o meu conselho: faça uma lista, mas crie uma que se alinhe com o funcionamento do seu cérebro e com o que ele precisa. Lembre-se, ele precisa de atenção sobre o que é relevante, proteção contra o que não é e a capacidade de manter isso à sua frente em sua memória de trabalho. Aqui estão algumas maneiras de ajudar nesse processo:

1. Planeje seu dia na noite anterior, se possível, ou pelo menos no início do dia.

O próprio ato de planejar é uma função executiva. Ele faz as três coisas mencionadas acima: assistir, inibir e lembrar. O ato de priorização (planejamento de leitura) é um dos maiores drenos de energia cerebral existentes. Você não deseja planejar e executar ao mesmo tempo, porque perde energia do cérebro para foco, criatividade e realização de tarefas.

2. Faça breve.

Curto. Muito curto. Tente o seguinte: Qual é a coisa mais importante que você deve fazer para levá-lo à sua prioridade mais importante? Coloque isso na lista. O que nos leva a uma pergunta: por que você teria mais do que isso lá? Se houver mais do que a coisa mais importante que você também precisa fazer, coloque-a, mas, se precisar, agora ela está competindo pelo que realmente o fará avançar. Tem certeza de que isso precisa ser feito hoje ?

Quanto mais você coloca lá, mais interfere no seu cérebro. Você deve se perguntar: Eu realmente, realmente faço isso? Se você não tiver certeza, não o coloque na lista. Maybes são apenas distrações.

3. Atribua um horário no seu calendário para as poucas coisas principais que o fizeram na lista.

Dê a eles o tempo que eles precisam. Marque uma consulta consigo mesmo para garantir que eles sejam concluídos. Sem exceções.

Agora, se você está dizendo: Mas e as outras coisas que eu tenho que fazer amanhã que não são tão vitais para minhas prioridades mais altas, mas precisam ser concluídas (pagar a conta da luz, pegar seu filho na escola etc.)? Coloque aqueles em um item de calendário com um horário atribuído a eles e mantenha esse compromisso. Dessa forma, eles não estarão flutuando em sua cabeça, distraindo-o de suas prioridades reais e importantes, e você será forçado a realmente analisar se tem tempo para fazer tudo o que acha que deve fazer naquele dia.

O restante das coisas que você não deseja esquecer, mas que não precisa ser feito hoje, coloque-o em uma lista de desejos para uma futura lista de tarefas. Uma lista de tarefas a fazer deve ser exatamente isso: fazer. Não seria se eu tivesse uma lista de horários ou espero chegar a essa lista de coisas .

A maior diferença entre aqueles que alcançam seus objetivos e os que não alcançam é que os realizadores priorizam o que é mais importante para alcançar esses objetivos, priorizando as tarefas e atividades reais que levam esses objetivos à conclusão.

Se você for fazer uma viagem e chegar a Chicago, fará muitas coisas, como abastecer, mapear uma rota, apertar o acelerador, ouvir rádio, almoçar etc. Mas se você não consome combustível e pisa no acelerador, não vai chegar lá. Se a música e o almoço estão na lista a par do combustível e da direção, você não chegará lá, pelo menos quando quiser.

Não deixe coisas menores competir com coisas principais. Esse é o problema com listas muito longas. Eles não dão o peso adequado às coisas principais, nem atribuem uma exigência pessoal absoluta de realizar uma determinada atividade naquele dia que levará a bola adiante. Não confunda seu cérebro com outras atividades que você possa realizar ou que não sejam da maior prioridade.

Tente isso e veja o que acontece. Seu cérebro e seus resultados agradecerão.