3 coisas a fazer para tornar este o ano mais eficiente de todos os tempos

Ari Meisel faz as coisas - e com tanta eficiência que, se você não tivesse visto fotos dele (sorriso amigável, corpo magro), poderia suspeitar que ele tinha dez mãos. Ele orienta indivíduos e grupos sobre como “facilitar tudo na vida” através de um sistema que ele chama de “Menos fazer, mais viver”. Ele consulta projetos de construção ecológicos. Ele desenvolve imóveis e escreve livros. Ele tweets, blogs, fala, podcasts. E ele gerencia tudo isso em apenas seis horas em um dia normal, deixando bastante tempo para sair com sua esposa e três filhos pequenos, fazer exercícios CrossFit e preparar "refeições poderosas", como rancheros de ovos e salada de sardinha.

"É como estar naquele estado de fluxo o tempo todo, naquele estado ótimo de desempenho", disse Meisel, que, além de tudo, conseguiu reprimir todos os sintomas da doença de Crohn. “Apenas sinto que tenho controle da minha vida, meu corpo e tipo de resultado. E esse é um sentimento muito bom. ”Também é um sentimento que muitas pessoas não se importariam em adquirir, é claro - eu inclusive. No mês passado, como você deve se lembrar, fui demitido para ser mais produtivo. Mas como transformar minha resolução em ação? A resposta foi mais escorregadia do que eu esperava, especialmente quando se tratava da revista de poesia on-line que edito. Então aqui estava eu, obtendo uma consulta gratuita com o Sr. Menos Fazer.

Ele poderia me ajudar - e, por extensão, você - tornar 2015 o ano mais eficiente de todos os tempos?

Fiquei bastante otimista com a resposta. Afinal, Meisel organizou nossa entrevista usando o ScheduleOnce.com, um serviço que sincroniza seus calendários e compromissos - sem necessidade de troca prolongada de e-mail. E agora ele estava falando comigo de seu carro em Bridgehampton, NY, compartilhando dicas importantes:

Simplifique - "Tudo o que fazemos é um processo - pagar uma conta, contratar um funcionário ou fazer o almoço para os seus filhos", disse Meisel. Para lidar com um processo de maneira rápida e sem problemas, primeiro é necessário ajustá-lo ao essencial. O pagamento de contas, por exemplo, costumava dar 27 passos (visite o site de pagamento, faça login, vá para a página de pagamento etc.). Ele estudou a sequência, identificou tarefas que eram redundantes ou inúteis, e logo caiu para 22. “Otimizei meu processo em cerca de 20% e me dei uma lista de verificação muito fácil de seguir.” O mesmo poderia me ajudar com minha revista, ele disse. Havia etapas que eu pudesse combinar ou cortar? (Mais tarde, eu perceberia que lidar com a submissão de cada poeta me levou até 45 etapas, incluindo a leitura, compartilhamento com outros editores, verificação repetida de feedback desses editores, relendo a submissão três ou quatro vezes, waffling … Sim, eu permitido, talvez algumas dessas etapas possam ser eliminadas.)

Foco - o Meisel jura pela técnica Pomodoro (PomodoroTechnique.com), que combina rajadas de trabalho focadas com pausas curtas. "É como um treinamento intervalado para o seu cérebro", disse ele. A melhor duração para cada componente é uma questão de debate (o site da técnica recomenda rajadas de 25 minutos e pausas de cinco minutos; um estudo recente sugere aumentar esses números para 52 e 17, respectivamente); o importante, disse Meisel, é definir um alarme para os intervalos e obedecê-lo. Ter limites de tempo deixa você mais focado, ele e outros advogados de Pomodoro acreditam; fazer pausas coloca as informações nas quais você está trabalhando "em uma parte do cérebro que facilita a recuperação" e ajuda a recarregar.

"O que começa a acontecer é que você vai querer terminar sua tarefa nesse período", alocado para uma explosão focada, disse ele. “Você não vai querer voltar a isso.” Pensei em como, aos sábados, tenho 80 minutos para trabalhar em uma cafeteria enquanto minha filha está na aula de música. Geralmente é o período mais produtivo que tenho a semana toda. Talvez eu deva tentar limites de tempo em outros dias também.

Automatizar e delegar - falar com o Meisel é ouvir nomes de ferramentas da Web a todo momento: o sempre popular Evernote (o software e os serviços de anotações e arquivamento); IFTTT (um serviço que permite combinar aplicativos da web em “receitas” automatizadas); Wappwolf (que conecta aplicativos e serviços da web ao Dropbox); Feedly (um aplicativo agregador de notícias). E - surpresa! - Meisel tem mãos extras. Mãos sofisticadas, para ser mais preciso - um serviço pago que permite terceirizar pequenos trabalhos para "assistentes virtuais" que ele provavelmente nunca encontrará. Graças a essa economia de tempo, ele retirou inúmeras tarefas do seu próprio prato.

O truque, ele disse, é delegar tudo, menos as coisas que "apenas você pode fazer ou fazer melhor do que todos os outros". Minha cabeça nadou com os trabalhos que eu adoraria passar para o Fancy Hands. E mesmo que seus preços - por mais baixos que fossem - provassem ser um exagero para uma revista de poesia, Meisel me fez pensar mais sobre o trabalho que eu poderia dedicar a voluntários.

Nos despedimos. Ele estava no próximo momento planejado com eficiência (uma viagem de família à praia). E eu - armado com técnicas e aplicativos, e esquemas para prender os revisores voluntários - estava pronto para Meisel durante o ano de 2015. Embora eu provavelmente pule a salada de sardinha.

O que é realmente fluxo? sobre o estado focado e altamente satisfatório, além de dicas sobre como encontrar aqueles momentos ideais de produtividade - e permanecer lá.