Deseja fazer mais? sabe o não. 1 dica de produtividade

A maneira mais eficaz de fazer mais é gastar menos tempo fazendo isso, diz Tony Schwartz, CEO da The Energy Project, uma empresa sediada em Nova York com a missão de mudar a maneira como o mundo funciona.

"Se você não está criando espaço para renovação e reabastecimento, é como dirigir um carro de Fórmula 1 em uma pista e pensar que você vai ganhar sendo a pessoa que dirigiu mais rápido por mais tempo e com mais continuidade", diz Schwartz . “Isso nem é verdade para um carro. Se você não fizer paradas estratégicas para lidar com o vazio do seu tanque de gasolina e com o desgaste dos pneus, não ganhará a corrida. ”

O autor de Seja excelente em qualquer coisa: as quatro chaves para transformar a maneira como trabalhamos e vivemos, Schwartz cita um crescente corpo de pesquisa multidisciplinar que mostra renovação estratégica - incluindo exercícios diurnos, cochilos curtos à tarde, horas de sono mais longas e mais tempo longe do trabalho. escritório e férias mais longas e mais frequentes - aumenta significativamente a produtividade no local de trabalho.

O mantra do tipo "melhor é melhor", gerado pela Revolução Industrial, ainda prevalece em muitas organizações hoje em dia, mesmo quando a tecnologia de computadores acelerou exponencialmente o ritmo das informações e funções. Mas os humanos não são máquinas que podem moer sem renovar a energia que gastam, explica Schwartz.

Mudando a mentalidade

Schwartz cita o trabalho de K. Anders Ericsson, da Universidade Estadual da Flórida, como um divisor de águas nessa área. A pesquisa da Ericsson com indivíduos de alto desempenho, incluindo músicos, atletas, atores e jogadores de xadrez, descobriu que os artistas de elite praticam normalmente em sessões ininterruptas que duram não mais que 90 minutos.

"Para maximizar os ganhos com a prática de longo prazo, os indivíduos devem evitar a exaustão e limitar a prática a uma quantia da qual possam se recuperar completamente diariamente ou semanalmente", concluiu Ericsson. Esses produtores de elite começam de manhã, fazem uma pausa entre as sessões e raramente trabalham por mais de 4 horas e meia em um determinado dia.

Schwartz observa que o corpo envia regularmente sinais de que precisa de uma pausa durante esses intervalos, mas uma pessoa geralmente os substitui, dependendo da cafeína, açúcar e reservas de emergência do corpo - os hormônios do estresse adrenalina, noradrenalina e cortisol - para mascarar a necessidade.

"A chave é priorizar o seu trabalho mais importante e fazê-lo quando você tiver mais energia", diz Schwartz. "Você também deve avaliar o valor de como se sente quando trabalha mais do que quantas horas dedica."

Recentemente, o Grupo Draugiem, uma empresa de redes sociais, usou seu aplicativo de produtividade de monitoramento de tempo DeskTime para seguir os hábitos de seus funcionários. Draugiem constatou que os 10% principais de suas pessoas mais produtivas não registravam mais horas do que outros funcionários. “Os funcionários mais produtivos não trabalhavam oito horas por dia e faziam pausas de 17 minutos para cada 52 minutos de trabalho com um objetivo intenso, permitindo que seus cérebros tivessem tempo de rejuvenescer e se preparar para o próximo período de trabalho”, relatou a empresa .

O relógio de 52 minutos não é tão importante quanto ter consciência do quanto podemos fazer e quando precisamos de um descanso, diz Susan Fletcher, Ph.D., psicóloga do Texas e autora de Working in the Smart Zone: Smart Estratégias para obter o melhor desempenho no trabalho e em casa .

"Temos que prestar atenção aos nossos níveis de energia, assim como quando estamos com fome, quando precisamos ir ao banheiro e assim por diante", diz ela. "Temos que ter uma autoconsciência tão boa - cognitiva, física e emocionalmente - que fazemos o que funciona melhor para nós".

Nutrir a função cerebral

Pesquisas prevalentes também confirmam que ser multitarefa diminui a produtividade, diz Fletcher. “É importante encontrar o espaço em branco emocional cognitivo como uma alternativa para ser uma multitarefa. Aumenta a produtividade. ”

Há tanta coisa que um cérebro pode absorver, observa Schwartz. “De fato, é surpreendentemente pouco a qualquer momento que você é capaz de entender no momento, muito menos reter. Se você multiplicar por cinco, 50, 500, estará realmente tentando derramar água em um copo cheio. Tudo o que já está lá será derramado. Você pode obter algo novo, mas perderá algo no processo. O remédio não está fazendo mais coisas por mais tempo, mas pelo contrário, e é por isso que encontrar esse espaço em branco é importante. Gerencie sua energia de forma que ocasionalmente esvazie o tanque para que haja espaço para mais coisas entrarem. ”

O estresse normal do dia não é o inimigo, diz Schwartz. “Estresse é algo que você precisa para expandir a capacidade funcional. Se você deseja construir o bíceps, estressa os músculos. Se você não se recuperar depois de estressar o bíceps e continuar estressando, então ele quebra. Por outro lado, se você não estressar o músculo o suficiente, não haverá aumento de força. No final de quatro semanas, você pode ser mais fraco. Muito estresse ou pouco estresse é igualmente caro. É realmente essa mudança para entender que somos fisiologicamente projetados para fazer uma pausa e, quando o fazemos, somos mais saudáveis ​​e não adoecemos. ”

As pessoas muitas vezes confundem o processo de produtividade como apenas o de gerenciar melhor o tempo. “Todos esses aplicativos que podemos usar, todos os sinos e assobios que podem disparar para nos dizer o que fazer, isso realmente não é a chave”, diz Fletcher, “eu sempre digo que o gerenciamento de tempo é para novatos. Esse é um lugar para começar. Mas o lugar para focar é a nossa atenção e energia, porque algumas coisas nos dão energia e outras nos sugam. ”

Equilibrando nossas necessidades de energia

Schwartz há muito defende que as pessoas estão no seu melhor quando passam entre gastar energia e renovar intermitentemente suas quatro necessidades energéticas: física, emocional, mental e espiritual.

Afastar-se de uma tarefa para outra não ganha tempo de renovação, diz ele. “Trabalhar em um projeto difícil por uma hora e meia e depois responder ao seu email não é uma pausa. O que você está procurando são formas de renovação que o restaurem e façam você se sentir revigorado. ”

Não existe uma fórmula para esse processo. "É muito pessoal", diz Schwartz. “Tudo o que você precisa fazer é se perguntar: como é que eu me sinto quando estou no meu melhor? A maioria das pessoas responde a essa pergunta, dizendo: Sinto-me feliz, engajado, empolgado, focado, na zona . Exatamente. Quando você percebe que não está se sentindo assim, precisa estar em renovação. ”

É fundamental aprender a estar ciente de como você está se sentindo, porque você não pode mudar o que não nota, diz ele.

“Se você está sentado, levante-se. Se você estiver em pé, sente-se. Se você estiver dentro, vá lá fora. Se você estiver sob luz artificial, procure luz natural. É por isso que a renovação pode ser ativa ou passiva. Se você é sedentário, é uma renovação especialmente boa para se mover, se isso significa caminhar ou subir e descer escadas ou fazer algum tipo de atividade física mais árdua. O que o movimento físico faz é acalmar a mente e acalmar as emoções, e essa é uma fonte muito valiosa de renovação. Renovação passiva é você ficar quieto. Você medita. Você respira. Você faz uma ligação para alguém que ama. Você tira uma soneca. Você faz uma forma muito gentil de ioga.

Fazer uma pausa no meio do dia para fazer algo que faça tudo fluir melhor aumenta a produtividade para muitas pessoas, diz Fletcher.

“O objetivo do seu exercício é diferente do que apenas praticá-lo de manhã ou à noite”, ela observa. “Muitas pessoas começam a se lembrar das coisas que esqueceram durante o dia, quando vão dormir à noite. Isso ocorre porque há menos competição por pensamento nesse ponto. Mas se você se exercitar no meio do dia - mesmo que seja apenas uma caminhada sozinho - isso permitirá que o processo de reflexão ocorra quando puder ser mais produtivo. Você também pode agendar um horário criativo ou apenas ler ou trabalhar na sua lista de tarefas da semana. Essas coisas não vão acontecer por padrão. ”

A simples tarefa de preparar antecipadamente as reuniões, em vez de esperar até o último minuto, pode aumentar bastante a nossa produtividade, observa Fletcher. “Você precisa de alguns pontos de bala. A preparação determina o quão bem-sucedido você será. ”Ela também pede que chegue alguns minutos antes para deixar seu cérebro descansar.

Obviamente, uma lista de tarefas a fazer pode ser uma ferramenta valiosa, diz Fletcher, mas “se você tiver uma lista longa e grande - e isso é coisa antiga de Stephen Covey - você fica mais lembrado do que não terminou em comparação com o que tem. . Mapeie sua lista de tarefas por uma semana. Quinta-feira pode ser um dia melhor para retornar as ligações do que tentar pressioná-las nos dias em que você tem mais atividades. ”

E embora algumas pessoas assumam as tarefas mais fáceis da lista para criar impulso e começar a verificar rapidamente as coisas, Fletcher observa que a pesquisa indica que enfrentar a coisa mais difícil primeiro "ajuda você a se sentir poderoso de uma maneira produtiva".

Da mesma forma, ela evita uma recapitulação do dia, mas considera o que precisa acontecer amanhã. "Mova algumas tarefas inacabadas para amanhã, mas não é produtivo ficar atolado no que não aconteceu."

A idéia de um cochilo diurno pode estar em desacordo com a ética de trabalho predominante na maioria das empresas, onde o tempo de inatividade é tipicamente visto como desperdiçado, mas a pesquisa da Universidade da Califórnia, Riverside, professora Sara C. Mednick na ciência do cochilo mostra que um meio-dia O olho fechado pode ajudar nas funções cognitivas, na solução de problemas, no aprendizado perceptivo e na memória verbal. Seus estudos também descobriram que uma soneca de 60 a 90 minutos melhorava os resultados dos testes de memória, assim como oito horas de sono.

Fora da caixa do escritório

Existem etapas críticas, se não óbvias, no processo de renovação fora do escritório, que também podem melhorar o desempenho. Um estudo de Harvard publicado em 2011 estimou que a privação do sono custa às empresas americanas US $ 63, 2 bilhões por ano em perda de produtividade.

"Se você mudasse um único comportamento em sua vida para ser mais produtivo para a grande maioria da população, seria dormir mais", diz Schwartz.

Fletcher também pede que os clientes passem algum tempo sozinhos, seja indo para o trabalho ou viajando. "Livre-se de toda a conversa", diz ela. “Fique à vontade com sua própria empresa, porque é quando você realmente se sintoniza com o que é importante. Se não podemos nos concentrar, começamos a cumprir as agendas de outras pessoas em vez das nossas.

“Temos que desconectar um grande momento. Confiamos demais em estar acessível. Como clínico, tive que dizer às pessoas para tirar o Facebook do telefone, porque elas reclamariam de como não eram produtivas, mas imediatamente começaram a falar sobre sua página no Facebook. Contamos muito com isso. Isso nos dá uma sensação de camaradagem, mas às custas da camaradagem é muito mais saudável. É uma parte diferente do cérebro. Precisamos ser deliberados sobre essas coisas. ”

A coisa mais importante que podemos fazer para o nosso bem-estar é buscar coisas que gostamos, diz Schwartz. “Isso é renovação emocional. Isso não é renovação física, embora às vezes possa ser. Se você pensar bem, o que é resiliência? Resiliência é a capacidade de se recuperar rapidamente de alguma forma de adversidade. Você é mais resiliente quando tem emoções mais positivas no tanque, de modo que, quando algo ruim acontece, não o coloca em um completo abjeto desespero e vazio. Você tem o suficiente no tanque para se recuperar.

Tire aqueles dias de férias

Afastar-se do escritório e desconectá-lo completamente é fundamental, observam Schwartz e Fletcher. Em 2006, a empresa de contabilidade Ernst & Young fez um estudo interno de seus 50.000 funcionários e constatou que, a cada 10 horas adicionais de férias, as classificações de desempenho de seus supervisores no final do ano (em uma escala de 1 a 5) melhoravam 8%. No entanto, uma pesquisa da Harris Interactive constatou que os americanos deixaram uma média de 9, 2 dias de férias sem uso em 2012 - acima dos 6, 2 dias em 2011.

"Eu acho que adiar as férias piorou, porque depois da última recessão, acho que as pessoas ficaram aterrorizadas em tirar férias porque supuseram que seus empregos poderiam desaparecer se eles fossem embora", diz Schwartz. "O mundo digital fez as pessoas sentirem que, de alguma forma, não conseguem se desconectar mesmo quando saem de férias e que certamente não podem ir embora por muito tempo".

O Projeto Energia continua empurrando o envelope com seus funcionários para determinar o equilíbrio ideal entre trabalho e férias, diz Schwartz. "A empresa oferece a todos os funcionários no primeiro ano cinco semanas de férias, no segundo ano seis semanas e no quinto ano sete semanas de férias", diz ele. "Se a avaliarmos a partir da linha de fundo, tivemos um crescimento espetacular que continua aumentando, à medida que acrescentamos mais tempo para as pessoas".

Durante anos, o Projeto Energia trabalhou no nível individual para ensinar estratégias às pessoas e entender essa idéia de energia versus tempo, diz Schwartz. "Nós fomos enganados ao acreditar que, porque as pessoas adoravam, isso significava que estava mudando a maneira como trabalhavam e, mais importante, a maneira como as organizações trabalhavam", diz ele. “O que descobrimos é que eles adoram, mas não conseguem porque a organização resiste. Quando entramos hoje, informamos às organizações desde o início, se você deseja que apenas treinemos indivíduos para melhorar isso, faremos isso, mas isso não mudará o problema. É clássico: você está puxando a erva, mas a erva ainda tem raízes muito mais profundas; isso vai voltar a crescer em pouco tempo. ”

O maior passo no controle da produtividade é o primeiro. Portanto, ligue o motor: saiba apenas quando pisar no freio, reabasteça e encontre a bandeira quadriculada.

Confira 6 dicas de produtividade de pessoas que realizam tarefas, como Mark Zuckerberg e Marissa Mayer.