7 maneiras fáceis de maximizar seu espaço de trabalho e produtividade

“Estar ocupado significa fazer as coisas, mas ser produtivo significa fazer as coisas.” Palavras mais sábias podem nunca ter sido ditas, apesar das origens anônimas dessa citação inspiradora. Como líder, acredito nisso mais do que nunca - embora não tenha entendido completamente no início de minha carreira. Na verdade, passei anos tentando estratégias diferentes destinadas a maximizar minha produtividade. E continuo aprendendo mais; foi um experimento ao longo da vida.

5 estratégias para sua jornada de trabalho mais produtiva

Procurei respostas altas e baixas, mas uma solução importante estava literalmente bem na minha frente: minha mesa estava uma bagunça. Isso importa porque não apenas você perde tempo organizando a confusão, mas um espaço desorganizado cria energia negativa. Claro, eu fiz as coisas e continuei a aprender e a crescer em minha carreira, mas foi só aos 40 anos que finalmente descobri o que funciona para maximizar meu espaço de trabalho.

Agora que implementei completamente a fórmula, estou muito mais feliz e infinitamente mais produtivo. Minha mesa agora é meu oásis. A adoção desses sete hábitos fez toda a diferença:

1. Limpe seu espaço.

Simplificar muitas vezes significa limpeza. Algumas pessoas são naturalmente mais organizadas, mas a pesquisa deixa claro que um espaço de trabalho organizado e simplificado promove a produtividade para todos. Isso também afeta seu relacionamento com colegas de trabalho, pois muitas pessoas assumem que colegas de trabalho com áreas de trabalho desordenadas ou sujas são preguiçosos ou desorganizados.

Pense nas primeiras impressões que você teve. Quando você entra em um restaurante, hotel, banheiro ou loja limpo, percebe. E, conscientemente ou não, você acredita que o estabelecimento se preocupa com os detalhes e se orgulha do trabalho. Sempre achei que dedicar alguns minutos para garantir que seu espaço de trabalho seja organizado e organizado permitirá que você se concentre nas coisas maiores e faça com que pareça mais competente no processo.

2. Crie a energia certa.

Seu espaço de trabalho reflete quem você é; portanto, seja acolhedor, calmo e concentrado. A fórmula é fluida, mas incorporar alguns toques pessoais - uma ou duas fotos, um pequeno vaso de plantas, um cubo de Rubik - com muito espaço aberto na mesa fará maravilhas pelo seu foco mental. Uma iluminação de qualidade não muito clara e muito fraca também é vital para uma produtividade ideal.

Prefiro o minimalismo quando organizo meu espaço de trabalho - livre de distrações. E acredito que energia positiva torna você mais produtivo. É difícil de descrever, mas você sabe quando sente; definitivamente não é o mesmo para todos. Mas é importante que você se rodeie das peças, móveis e pessoas que criam energia positiva para você . Para mim, isso significa cores neutras, ótima iluminação, plantas, acesso à luz natural e (é claro) incríveis colegas de trabalho.

É assim que sua mesa deve parecer com base no seu tipo de personalidade

3. Desligue suas notificações.

Você está assistindo alguém fazer uma apresentação e os alertas continuam aparecendo na tela. Eles agem como se não fosse uma distração, mas precisam pausar e fechar a notificação antes de prosseguir. Todos nós já vimos isso; Isso acontece o tempo todo. As chances são de que isso esteja acontecendo na sua mesa também.

Uma das melhores coisas que fiz pela minha produtividade foi desligar minhas notificações. Absolutamente nada aparece na tela do meu computador, e ninguém zumbe no meu telefone, exceto minha família. A ideia de estar constantemente disponível faz de você um trabalhador melhor é um mito. Desligue seus alertas, estabeleça prazos para a verificação de mensagens e observe seu aumento de produtividade.

4. Corte em papel.

A bagunça na sua mesa e no seu espaço de trabalho diminui a velocidade, distrai e aumenta o estresse. Você provavelmente não precisa da maioria das coisas em sua mesa, e os papéis que você precisar mais tarde podem ser arquivados. No geral, porém, pesquisar documentos armazenados eletronicamente é muito mais eficiente do que procurar em documentos.

5. Faça uma pilha.

Eu admito - sou um empilhador. Por mais claro que mantenho minha área de trabalho, sempre tenho uma única pilha de papéis em um canto da minha mesa, pronta para minha atenção. Eu faço a minha pilha ao longo do dia e a limpo antes do final do dia ou logo pela manhã. Também abordo minha pilha, para não me distrair com o que está no topo. Dessa forma, eu sei o que precisa de minha atenção imediata e posso manter o foco em tarefas mais oportunas.

6. Mantenha um caderno.

Pode parecer arcaico, mas a pesquisa mostrou que escrever notas manualmente cria uma melhor retenção. Escrever uma lista ou agenda todos os dias permite que você ordene e priorize as atividades em sua mente, para que você possa entrar no seu dia com mais clareza e foco. Eu sempre mantenho um caderno aberto na minha mesa, ao lado da minha pilha de papel, e o levo a todas as minhas reuniões.

A ideia foi validada quando li que Sir Richard Branson tem anos de cadernos cheios de inúmeras idéias e pensamentos. Eu tentei muitos cadernos ao longo dos anos. Para mim, são páginas brancas em branco, sem linhas. Esse layout simples e limpo me permite esboçar uma idéia, escrever algumas palavras, fazer uma lista etc. É um fluxo livre, o que funciona para mim.

Como o diário à mão mudou minha vida

7. Planeje o tempo das pessoas.

Todo trabalho exige tempo para enfrentar colegas e fornecedores. Seja verificando os funcionários que você supervisiona, respondendo e-mails dos clientes ou ouvindo chamadas sobre o seu produto, as pessoas demoram um tempo. Eu costumava ignorar isso, quando eu agendava tarefas para preencher cada minuto do meu dia de trabalho.

Agora, tento economizar aproximadamente 30% do meu tempo no escritório para tarefas relacionadas a pessoas. Saber que tenho esse tempo reservado me permite estar presente com eles. Eu não deveria estar fazendo mais nada com esses minutos - e saber disso faz uma enorme diferença.

Na escola, era ensinado como MBWA: gestão andando por aí. Quando criança, trabalhando no salão de cabeleireiro de minha mãe, ela a observava cuidar de seus clientes pessoais, mas também observava seu mentor de colegas cosmetologistas e conversava com seus clientes. Como garçom na faculdade, observava todas as partes móveis. Aqui no VARIDESK, ele me permite voar a 30.000 pés enquanto também experimenta o que está acontecendo com minha equipe no campo de batalha dos negócios.